告示基準に基づく各種報告 ― 出席率・退学・課程修了者の期限一覧

法務省告示をもって定める日本語教育機関（告示校）には、告示基準に基づいて入管へ出す報告が複数あります。それぞれ根拠となる号が違い、期限も違います。「出席率の報告」とひとくくりにすると、実は2種類あることが見えなくなります。

ここでは、学校の事務が押さえておく5つの報告を、期限とあわせて整理します。

報告は5種類

対象はいずれも「留学」の在留資格をもって在留する生徒です。

出席率の報告は2種類ある

混同しやすいのがここです。毎月出すものと半年ごとに出すものが別々にあります。

第39号（毎月） … 1か月の出席率が5割を下回った生徒についての報告です。その生徒が資格外活動の許可を受けている場合は、アルバイト先の名称も併せて報告します。期限は翌月末。

第46号（半年ごと） … 全ての生徒の6か月間の出席率と、その期間の個々の生徒ごとの月単位の出席状況を報告します。期間は4月1日から9月30日まで、または10月1日から翌年3月31日まで。期限はそれぞれの期間の経過後3か月以内です。

第39号が「問題のある生徒を拾い上げる」報告であるのに対し、第46号は「全員分を出す」報告です。前者だけ見ていると後者の準備が間に合いません。

出席率の定義

第46号の原文には、出席率の計算方法が明記されています。

出席した単位時間数を出席すべき単位時間数で除した数

日数ではなく単位時間数で計算します。分母は「出席すべき単位時間数」なので、学校が定めた授業時間が基準になります。

退学した生徒の報告

生徒が退学した場合は、その翌月末までに報告します。原則として入管法第19条の17の規定に基づく届出として行い、特段の事情がある場合は入管庁が作成した様式を参考に届け出ることも可能とされています。

所在不明の生徒については、まず本国の家族・同級生・資格外活動の雇用先などから情報を集めて所在把握に努め、その上で除籍・退学処分等とし、入管法19条の17に基づいて届け出るという順序が示されています。「連絡が取れないのですぐ除籍」ではなく、所在把握の努力が先に来ます。

課程修了者の報告には「7割」の基準がある

第44号は、各年度の課程修了の認定を受けた者（令和元年10月1日以降に入学した者に限る）について、次の人数を報告し、公表するものです。

• 大学等への進学者の数
• 就労可能な在留資格（別表第1の1の表・第1の2の表。外交・公用・技能実習を除く）への変更を許可された者の数
• 日本語能力が「日本語教育の参照枠」A2相当以上であることが証明された者の数
• 上記の合計数

期限は修業期間の終期の翌年度の6月末まで。報告だけでなく公表までが求められている点が他と違います。

注意が要るのは、合計数が課程修了者の7割を下回るときです。この場合は任意の様式で作成した改善方策を併せて報告する必要があります。

ただし、報告対象者が10人未満のような少数にとどまる年度を含む場合は、告示基準第2条の抹消基準に直ちに該当するものとは取り扱われないとされています。小規模校で数人の進路によって比率が大きく振れるケースへの配慮です。

適合性の点検は3年に1度になることがある

第45号は、告示基準への4月1日時点における適合性を点検し、その年の6月末までに報告するものです。

ただし、適正校である旨の通知を3年間連続して受けている機関は、前回の報告から3年後の6月末までに直近の点検結果を報告すればよいとされています（設置者の変更に係る承認を受けた日から通算して1年を経過していない機関を除く）。毎年出す学校と3年ごとの学校があるので、自校がどちらか確認が必要です。

提出方法

2021年4月1日から「電子届出システム」でオンライン報告が可能になっています。当分の間は書面提出も可能ですが、原文では電子届出システムの積極的な利用が呼びかけられています。

第46号の個々の生徒ごとの月単位の出席状況については、任意の様式でよいとされており、原文では「通常、日本語教育機関において在籍管理の観点から作成されている資料の写しを含む」と説明されています。報告のためだけに新しい帳票を作る必要はなく、普段の在籍管理資料がそのまま使えます。

認定日本語教育機関への移行との関係

ここで扱った告示基準は、法務省告示をもって定められた日本語教育機関（告示校）の枠組みです。2024年（令和6年）4月1日に日本語教育機関認定法が施行され、文部科学省による認定制度が始まりました。

現行の告示校は、令和11年3月31日までに文部科学大臣による認定を受ける必要があります。移行の期限と準備については、別途まとめています。

学校としての備え

5つの報告のうち、日々のデータが直接効いてくるのは第39号と第46号です。どちらも出席の記録が元になりますが、必要な形が違います。

• 第39号は月次で、5割を下回った生徒を抽出する。該当者のアルバイト先も要る
• 第46号は半年分を全生徒について、単位時間数で集計する。加えて個々の月単位の出席状況も要る

月末に「今月5割を切った生徒」がすぐ出せる状態と、半期末に「全員分の出席すべき単位時間数と出席した単位時間数」が出せる状態の両方が必要になります。出席を日数だけで管理していると、第46号の集計で作り直しが発生します。