在留資格認定証明書の電子化 ― メール受領と受領登録

在留資格認定証明書（COE）は、令和5年3月17日から電子メールで受領できるようになりました。留学生を受け入れる学校にとっては、COEを海外へ郵送する手間・費用・時間がなくなる変更です。

学校は「所属機関等の職員」としてCOE交付申請に関わることが多いため、受け取り側の手続きとして押さえておく価値があります。

何が変わったか

電子メールで受領したCOEは、海外に住む外国人本人に転送できます。

本人はスマートフォン等で電子メールを提示することで、査証申請（在外公館）と上陸申請（日本の空海港）を行えます。紙のCOEを国際郵便で送り、本人が持参するという流れが不要になります。

入学時期が決まっている留学生の受入れでは、郵送にかかる日数が読めないことがリスクでした。ここが解消されます。

2つの申請パターン

電子メールで受け取るには、申請の方法に応じて手順が分かれます。

オンラインで交付申請する場合

在留申請オンラインシステムで申請する際に、「受領方法」で「メール」を選択します。

選択すると、登録したメールアドレス宛にCOEである電子メールが交付・送信されます。受領後は、電子メールに記載されたURLから「受領登録」を行う必要があります。

窓口で交付申請する場合

窓口申請でも電子交付は可能です。

「（窓口申請）在留資格認定証明書電子交付希望申出書」（Excel）に必要事項を記載し、地方出入国在留管理局の窓口でCOE交付申請を行う際に、提出書類とともに提出します。

審査の結果COEが交付される場合、登録したメールアドレス宛に電子メールが送信されます。こちらも受領後にURLから受領登録を行います。

申出書に書く利用者IDについて

窓口申請で電子交付を希望する場合、申出書に利用者IDを記載します。

すでに「外国人本人等」「弁護士・行政書士」「所属機関等の職員」のいずれかの利用者区分で在留申請オンラインシステムの利用者情報登録を行った方、または利用申出の承認を受けた方は、現に有する利用者IDを使えます。

学校の職員としてオンラインシステムを使っている場合、そのIDがそのまま使えるということです。持っていない場合は、事前にオンラインシステムで利用者登録を行い、付与されたIDを使います。

注意点：審査完了メールが来なくなる

見落とすと混乱する仕様です。

（注2）在留資格認定証明書の電子メール受領を希望する場合は、審査完了メールは送信されませんのでご注意ください。

これまで審査完了の通知を待って動いていた場合、メール受領を選ぶとその通知が来ません。COEそのものが届く電子メールが最初の連絡になります。

「審査完了メールが来ないから、まだ審査中だろう」と判断すると、実際には既にCOEが届いているのに気づかない、という事態が起こりえます。

代理人が査証申請する場合は印刷が要る

本人がスマートフォンで提示できるのが利点ですが、例外があります。

（注）在外公館において代理人等の方が査証申請する場合は、紙の在留資格認定証明書の原本又は写し若しくは電子メールの印刷物の提出が必要です。

現地の代理機関を通して査証申請するケースでは、電子メールの印刷物が必要になります。完全にペーパーレスで完結するとは限りません。

なお、紙のCOEの写しを使う場合は、表面と裏面の両面を作成する必要があります。

上陸申請でも提示でよい

日本の空海港での上陸申請時も、電子メールの提示で足ります。紙のCOEの原本・写しの提出、電子メールの印刷物の提示も引き続き可能です。

学校としての備え

COEの電子化は、学校側の業務としては次の点に影響します。

1. オンラインシステムの利用者ID（所属機関等の職員）を持っているか
2. 受領登録を誰が行うか。COEが届いたメールのURLから登録する作業が発生する
3. 審査完了メールが来ない前提で、進捗をどう把握するか
4. 本人への転送の経路。メールアドレスを学生ごとに把握しておく必要がある

4番目は入学前の学生の連絡先管理の話になります。出願時に取得したメールアドレスが有効かどうかは、COEを送る段階で初めて分かることが多いため、早めの確認が有効です。

また、代理機関を使う国・地域からの受入れがある場合は、印刷物が必要になる点を現地と共有しておく必要があります。