中長期在留者の受入れに関する届出 ― 14日以内と年2回の定期届出

留学生を受け入れる教育機関には、入管法第19条の17に基づく受入れに関する届出があります。留学生が入学したとき、卒業・退学したとき、そして年2回の定期報告です。

告示基準に基づく報告（別記事「告示基準に基づく各種報告」）とは根拠が違う別の届出で、告示校・認定校を問わず、留学生を受け入れる教育機関が対象になります。

3つのタイミング

最初の2つは事象が起きるたび、3つ目は暦で決まった定期業務です。

年2回の定期届出が見落とされやすい

5月1日と11月1日時点の留学生の受入れ状況を、それぞれの日から14日以内に届け出ます。

入学・退学の都度の届出は事象と結びついているので気づきやすいのですが、この定期届出は誰かがカレンダーで管理していないと抜けます。入学の多い4月・10月の直後という時期でもあり、繁忙期と重なります。

届け出る内容

共通記載事項として、次を記載します。

• 氏名、生年月日、性別、国籍・地域、住居地、在留カード番号

これに加えて、場合ごとの事項が必要です。

• 受入れを開始した場合 … 受入れを開始した年月日
• 受入れを終了した場合 … 受入れを終了した年月日、および卒業、退学、除籍その他の受入れの終了に係る事由
• 定期届出 … 5月1日における受入れ状況、11月1日における受入れ状況

終了の届出では事由まで書きます。卒業・退学・除籍のいずれかが区別されるため、学籍上の扱いを正確に記録しておく必要があります。

届出をしなかった場合

原文は次のように述べています。

なお、届出を行わなかったとしても、刑罰を科せられることはありませんが、所属している外国人の方々の在留期間更新等の許可申請時に事実関係の確認を行うなど審査を慎重に行うことがあります。

罰則はありません。ただし、届出をしていないと、在籍している留学生の在留期間更新時に審査が慎重になるとされています。不利益は学校ではなく学生側に及ぶ構造です。

届出の方法

3つの方法があり、原文ではインターネットによる届出が便利と案内されています。

電子届出システム … 24時間365日オンラインで届出ができ、届出を行った履歴や処理状況が確認できます。初回は利用者登録・利用申出が必要です。

窓口持参 … 最寄りの地方出入国在留管理官署で、所属機関職員たる身分を証する文書等を提示して提出します。

郵送 … 届出書に身分を証する文書等の写しを同封し、封筒表面に朱書きで「届出書在中」と記載して東京出入国在留管理局へ送付します。郵送の場合は受付の連絡がないため、配達記録が残る方法が推奨されています。

証する資料は不要

いずれの方法でも、届出事項を証する資料の提出は必要ありません。在学証明書などを添える必要はないということです。

また、届出事項が記載されていれば様式は問われません（届出事由に応じた参考様式を使うと便利、という位置づけ）。電子届出システムを利用する場合は参考様式そのものが不要です。

告示基準に基づく報告との違い

混同しやすいので整理します。

退学については両方に登場します。告示基準の報告ページでは「原則として入管法第19条の17の規定に基づき届け出てください」とされており、実務上はこの届出で対応する形になります。

学校としての備え

届出に必要な項目は、学籍情報そのものです。

1. 在留カード番号が生徒ごとに記録されている
2. 入学日・卒業日・退学日が日付で残る
3. 終了の事由（卒業／退学／除籍／その他）が区別されている
4. 5月1日・11月1日時点の在籍者一覧がその日付基準で出せる

4番目は「現在の在籍者」ではなく「その日時点の在籍者」である点に注意が要ります。届出を作るのが5月10日でも、必要なのは5月1日時点の状態です。後から遡って基準日の在籍を再現できないと、毎回手作業で突き合わせることになります。

3番目の区別も重要です。退学と除籍は学校側の手続きとしては別物であり、届出でも事由として書き分けます。学籍上どちらの扱いにしたかが、そのまま届出の記載内容になります。